Come tenere riunioni virtuali efficaci

Con il distanziamento sociale e lo smart working, le regole degli incontri professionali (e non solo) sono definitivamente cambiate. I meeting online hanno praticamente sostituito quelli di persona.

In queste settimane di emergenza, facendo coaching online a fianco di diversi imprenditori e professionisti, come Business Coach mi sono trovato ad aiutarli a migliorare il loro approccio in merito. In questo caso, alle consuete competenze relazionali e comunicative occorre affiancare anche quelle digitali.

Ci sono alcuni accorgimenti necessari da tenere presenti prima, durante e dopo il tuo meeting virtuale, per renderlo efficace, coinvolgente e produttivo.

Alcuni sono comuni alle normali riunioni in presenza, altri sono specifici per la modalità da remoto.

Eccoli riassunti in questa infografica “7 passi per meeting virtuali efficaci”!

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1. OBIETTIVO. Definisci l’obiettivo dell’incontro perché questo determina il resto delle tue scelte: la struttura del meeting, i partecipanti, il mezzo tecnologico, la durata della riunione.

2. ORDINE DEL GIORNO. L’agenda della riunione ti permette di condurla con successo. Inserisci massimo tre punti all’ordine del giorno e condividili con i partecipanti prima del meeting.

3. SCELTA PIATTAFORMA. Crea una meeting room virtuale con la tecnologia più adatta allo scopo e alle tue conoscenze tecniche. Personalmente, nella maggior parte dei casi, utilizzo e consiglio Zoom. Fai dei test, carica le slide e pianifica le diverse fasi dell’incontro. Fornisci dettagli tecnici precisi ai partecipanti con largo anticipo. 

4. INVITO PARTECIPANTI. Anche il mezzo scelto per convocare i partecipanti è importante. Sicuramente, quello più coinvolgente è un brevissimo video in cui spieghi il perché la organizzi, i punti all’ordine del giorno e sproni le persone ad arrivare con soluzioni, non solo con problemi. Telefonata personale e mail le alternative più tradizionali.

5. COINVOLGIMENTO ATTIVO DI TUTTI. Un clima positivo e rilassato consente ai partecipanti di sentirsi liberi di esprimersi e dare il loro contributo. Coinvolgili tutti in modo che possano partecipare attivamente e fornire il proprio punto di vista. Una lista di domande preparata in anticipo ti aiuterà a stimolare idee e riflessioni!

6. DECISIONI PRESE. Ad inizio riunione, assegna alcuni ruoli ai partecipanti. Ad uno fai tenere il tempo per dedicare il giusto spazio ai diversi punti. Iniziare e finire in tempo, meglio se in anticipo, è uno dei tuoi obiettivi. Ad un’altro fai scrivere i punti chiave emersi e le decisioni prese in un documento da condividere prima del termine della riunione o via mail subito dopo. Prima di salutarvi deve essere chiaro chi fa cosa, come e quando. Fissa anche la data per la prossima riunione.

7. FOLLOW-UP. Fai una tua valutazione dell’incontro e chiedi le opinioni dei partecipanti sull’effettivo valore della riunione. Crea uno schema per il monitoraggio del programma stabilito per mantenere il focus tuo e degli altri sui risultati attesi.

Buone riunioni virtuali!

Savino Tupputi