Con il distanziamento sociale e lo smart working, le regole degli incontri professionali (e non solo) sono definitivamente cambiate. I meeting online hanno praticamente sostituito quelli di persona.
In queste settimane di emergenza, facendo coaching online a fianco di diversi imprenditori e professionisti, come Business Coach mi sono trovato ad aiutarli a migliorare il loro approccio in merito. In questo caso, alle consuete competenze relazionali e comunicative occorre affiancare anche quelle digitali.
Ci sono alcuni accorgimenti necessari da tenere presenti prima, durante e dopo il tuo meeting virtuale, per renderlo efficace, coinvolgente e produttivo.
Alcuni sono comuni alle normali riunioni in presenza, altri sono specifici per la modalità da remoto.
Eccoli riassunti in questa infografica “7 passi per meeting virtuali efficaci”!
1. OBIETTIVO. Definisci l’obiettivo dell’incontro perché questo determina il resto delle tue scelte: la struttura del meeting, i partecipanti, il mezzo tecnologico, la durata della riunione.
2. ORDINE DEL GIORNO. L’agenda della riunione ti permette di condurla con successo. Inserisci massimo tre punti all’ordine del giorno e condividili con i partecipanti prima del meeting.
3. SCELTA PIATTAFORMA. Crea una meeting room virtuale con la tecnologia più adatta allo scopo e alle tue conoscenze tecniche. Personalmente, nella maggior parte dei casi, utilizzo e consiglio Zoom. Fai dei test, carica le slide e pianifica le diverse fasi dell’incontro. Fornisci dettagli tecnici precisi ai partecipanti con largo anticipo.
4. INVITO PARTECIPANTI. Anche il mezzo scelto per convocare i partecipanti è importante. Sicuramente, quello più coinvolgente è un brevissimo video in cui spieghi il perché la organizzi, i punti all’ordine del giorno e sproni le persone ad arrivare con soluzioni, non solo con problemi. Telefonata personale e mail le alternative più tradizionali.
5. COINVOLGIMENTO ATTIVO DI TUTTI. Un clima positivo e rilassato consente ai partecipanti di sentirsi liberi di esprimersi e dare il loro contributo. Coinvolgili tutti in modo che possano partecipare attivamente e fornire il proprio punto di vista. Una lista di domande preparata in anticipo ti aiuterà a stimolare idee e riflessioni!
6. DECISIONI PRESE. Ad inizio riunione, assegna alcuni ruoli ai partecipanti. Ad uno fai tenere il tempo per dedicare il giusto spazio ai diversi punti. Iniziare e finire in tempo, meglio se in anticipo, è uno dei tuoi obiettivi. Ad un’altro fai scrivere i punti chiave emersi e le decisioni prese in un documento da condividere prima del termine della riunione o via mail subito dopo. Prima di salutarvi deve essere chiaro chi fa cosa, come e quando. Fissa anche la data per la prossima riunione.
7. FOLLOW-UP. Fai una tua valutazione dell’incontro e chiedi le opinioni dei partecipanti sull’effettivo valore della riunione. Crea uno schema per il monitoraggio del programma stabilito per mantenere il focus tuo e degli altri sui risultati attesi.
Buone riunioni virtuali!
Savino Tupputi
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